Opstelling:
- collega staat waar collega’s komen aanlopen
- Collega’s die eigen kleding volledig aanhebben mogen door naar de collega met laptop
- Er wordt aangegeven: Houd je pas en ID bewijs gereed
- Geeft collega’s die geen eigen kleding hebben, kleding uit.
- Wanneer kleding uitgeven, laten noteren in fleks
- collega zit achter de laptop,
- Schrijft medewerkers in fleks op basis van ID bewijs en bevoegdheid (geldige pas/elearning)
- Noteert uitgegeven materiaal in fleks
- Geeft post-specifieke instructies door (inclusief tellingen)
- Noteert bijzonderheden en reviews in de workflow (later aan te passen door op tijden achter de naam te klikken)
- collega legt materiaal klaar voor collega 2 om uit te geven en te noteren
- Portofoon
- Lamp (als iemand ook avond dienst heeft)
- Tellers (Parkeerplaats, touringcar, taxi, kr, fiets)
- Legt projectwebsite uit / navigeren naar positie
Wel aanwezig
Inklokken:
- Identificatie:
- BeroepsVKR: Beroepspas met ID bewijs
- EventVKR: Bewijs geldig E-learning met ID bewijs
- Wanneer de inchecktijd eerder is dan de geplande tijd, alleen bij vooraf toestemming PM geklokte tijd eerder zetten en dit noteren. Anders geplande tijd aanhouden i.v.m. niet declarabele kosten.
- Wanneer de inchecktijd later is dan de geplande tijd, zet je altijd iets bij de opmerking. (Bijvoorbeeld, te laat, niet/wel gebeld vooraf)
- Uitgifte materiaal
- Toevoegen portonummer
- Ook pinners, tellers, lampen, kleding etc
Uitklokken:
- Pauze: Alleen als er door de PM wordt ingevoerd dat er geen pauze gehouden kon worden, zullen we dit accepteren van de medewerker.
- Afwijkende tijden: Wanneer je iemand op andere tijden uitcheckt dan de geplande tijden, altijd een opmerking er bij zetten (was te laat, wilde eerder weg, hebben langer doorgewerkt).
- Review: Wanneer de medewerker goed functioneert of wellicht niet goed genoeg is om nog een keer ingepland te worden, noteer je dit ook. De medewerkers zelf kunnen deze opmerkingen niet zien
Mocht je opmerkingen later willen toevoegen/wijzigingen, klik je op de geplande tijden en registreer je daar je opmerking. Het liefst hebben we bij alle diensten altijd een korte opmerking over de persoon, zodat er een duidelijk beeld ontstaat over het functioneren van de collega.
De laptop van de beheersdienst gaat pas dicht, als alle medewerkers inclusief coordinatie zijn in of uitgecheckt, of van de planning zijn gehaald/opmerking is toegevoegd. wanneer medewerkers niet zijn uitgecheckt, kunnen ze geen uren declareren
Niet aanwezig
- Altijd bellen en whatsapp sturen naar persoon in kwestie (koppeling whatsapp/fleks). Piketnummers van leverancier zijn te vinden op ?
- Graag de persoon annuleren van de dienst als deze er (zelf) niet is (tijden achter de naam klikken, niet achter de dienst). Bij andere reden altijd ook beschrijven waarom (bijvoorbeeld: afgemeld via whatsapp, laten vervangen binnen youngones, no show geen contact of op ander project gepland oid)
- De medewerker die iemand vervangt dan op de leeg gekomen dienst plannen en inchecken. (klik op 0/1, haal het vinkje bij gekwalificeerd weg)
- Wanneer deze medewerker nog niet in het systeem staat (vaak als er vervangen is via youngones of via leverancier) check je de medewerker met voornaam ‘vervanging’ achternaam ‘1, 2, 3’ in. Je noteert bij het inchecken de naam, de leverancier en eventuele bijzonderheden.
- Wanneer de medewerker via een leverancier komt, kan je deze helaas niet uitplannen. Dan klik je op de tijden en zet je de opmerking er bij: niet op komen dagen/ziekgemeld oid. Of je checkt een eventuele vervanger in op deze dienst, door voor en achternaam te vermelden.
- Plan nooit vervanging op een verkeerde functie (eventregelaar altijd op E, beroeps altijd op V), dan gaat het qua tarief niet goed.
De laptop van de beheersdienst/coordinator gaat pas dicht, als alle medewerkers inclusief coordinatie zijn in of uitgecheckt, of van de planning zijn gehaald/opmerking is toegevoegd. wanneer medewerkers niet zijn uitgecheckt, kunnen ze geen uren declareren